議事録作成は議事録を音声録音してテープ起こしの依頼をしよう

12月は株主総会や決算説明会、来年に向けた社内会議なので議事録を作成する機会が増えてくるのではないでしょうか。議事録を効率的に作成するための方法をご紹介しています。今回は依頼を出す際に気をつけたいことです。

議事録を自分で作るのは時間がかかる

会議の議事録はおおよその場合、後から要点をまとめて提出します。しかし会議が終わった後に議事録を書くと、内容を思い出せなかったり、大切な部分が抜けてしまったりすることがあります。メモを取っていてもすべてを書き留めることは不可能です。また、せっかく書き留めたメモも走り書きのため何を書いたのか読めなかったという経験を持っている人もいるでしょう。

そのようなことを防ぎ、正確に議事録を作るためには、音声を録音したものをテープ起こしするのが一番です。今では一般企業においても、ICレコーダーなどで会議を録音し、大切な部分だけを抜き出して議事録を作成する手法は珍しいものではありません。

しかし、慣れない人間がテープ起こしをすると相当に時間がかかります。普段からタイピングを行っているライターでも、人が話すのと全く同じスピードでタイピングを行うのは至難の業です。巻き戻したり、聞き取りにくい部分を繰り返し再生したりしていると、会議の5倍以上の時間がかかってしまいます。

そのため、テープ起こしは専門の業者にお願いするのが効率的です。テープ起こしサービスを提供している会社は複数あり、その多くがインターネットで申し込みを行うことができるようです。正確な議事録を作るために、プロの力を借りましょう。

テープ起こしを専門の業者に依頼することが難しい場合もあると思います。そんなときは自分で効率的に起こす方法をこちらで紹介しています。またVoXTセルフサービスをご利用することで効率的に起こすことが可能になります。詳しくはこちらをご覧ください。

テープ起こしのやり方は業者によってまちまち

テープ起こしをしてくれる専門業者は全国各地にあります。個人で請け負っている人もいますが、信用性を重視する場合は専門業者にお願いした方が無難です。さらにクオリティも各会社や担当者によって大きく異なるため、依頼するときにはよく検討していい業者を選ばなければなりません。

テープ起こしはやり方が統一されているわけではないため、各社のルールに従って納品されます。中でも気を付けるべきなのは、「ケバ取りをやってくれるか」、「聞き取れない箇所をどのように表記するか」の2点です。

ケバ取りとは、「あー」とか「えー」といった、意味のない言葉を削除することです。これを行わないもののことを素起こしと言います。こういった不要な言葉が入っていると文章も読みにくくなるため、会議の議事録はケバ取りをしてくれる業者にお願いした方がいいでしょう。

聞き取れない箇所をどうするかも、業者の対応が分かれる部分です。何分何秒の時点が聞き取れなかったのかタイプスタンプを記載してくれる業者もあれば、聞き取れない箇所は記号を入れておくだけの業者もあります。タイムスタンプを入れてくれる業者であれば、納品されたあとに自分で修正する際に非常に役立ちます。納品された後、自分で修正するときに大変なのは、業者が聞き取れなかった箇所を探すことです。タイムスタンプがあれば、問題の箇所を簡単に探せます。納品後のケアもきちんと考えている、信頼性の高い業者を探しましょう。

なお、テープ起こしは全国にライターを抱えている業者か、同じ地方の業者にお願いする方が賢明です。会議の中で方言や訛りの強い人がいる場合、他の地域の人では聞き取りにくいことがあるためです。

依頼時に用意しておきたいもの2つ

テープ起こしを業者に頼むときには、2つ用意しておきたいものがあります。1つは簡単な用語集、もう1つはMP3の音声データです。

テープ起こし業者のライターが、その業界特有の専門用語についての知識を持っていないことも考えられます。知らない単語を聞き取ることは大変難しいため、より正確なテープ起こしをしてもらうためには、専門用語についての知識を共有しておくことが必要です。簡単な専門用語や略語を記載した用語集をあらかじめ渡しておくとよいでしょう。

また、音声データはMP3で用意するようにしましょう。特定のソフトでしか再生できない拡張子の音声の場合、業者側で再生できずに余計な手間がかかってしまいます。MP3であればどんな音声再生ソフトでも再生できるため、依頼前にMP3に変換することをおすすめします。

おわりに

テープ起こしをしたテキストデータを受け取ったら、あとは要点をまとめて議事録の形式にするだけです。テープ起こしを業者にお願いするだけで、大幅な業務の効率化が望めます。議事録作成が頻繁に発生するのであれば、録音した音声を外部業者に託してテープ起こしを依頼してみてはいかがでしょうか。