テープ起こしを会社（業者）に依頼するときに原稿精度を高める方法

重要な原稿精度

会議の議事録作成や学術目的などのテープ起こし原稿は、ただ文字になっていればいいというものではありません。文字に変換された原稿を使用しその後の作業を楽に進めるためには、精度の高いものになっている必要があります。

テープ起こしの作業を外部企業に依頼するという方法もあります。しかし前述したように、精度の高さが必要です。そこでテープ起こしの精度を高めるために、依頼する側が注意しなければならないポイントを3つご紹介します。

【ポイント1】信頼できる業者を選ぶ

精度の高いテープ起こしをしてもらうには、信頼できる業者を選ぶことが1番のポイントです。こちらの希望に合わせてくれるか、アフターフォローはしっかりしているかなど、各業者のサービス内容や評判を比較し信頼できる業者を選びましょう。

信頼できる会社を判断するために、まずその会社が専門業者であるかを確認しましょう。テープ起こしを行う業者の中には、テープ起こしをメイン業務ではなくサブ業務として行っていることがあります。そのような業者は作業をさらに他の業者へ外注するため、その分時間とお金がかかります。融通も利かないことが多いため、自分たちの希望とすり合わせがうまくいかないこともあります。専門業者であれば比較的希望も通りやすく、対応も早いです。

また、納期や料金などのバランスも複数の業者で比較してみてください。ただし、料金が高いから精度が高いとは言い切れません。専門業者でない場合には、外注に外注が重ねられた結果、中間マージンだけで高額になることも考えられます。

【ポイント2】綺麗な音源を用意する

音声データを用意する際に注意したいのは、なるべく綺麗な音で録音することです。優秀な業者に依頼しても、もともとの音声が綺麗でなければ精度の高い仕事を発揮できないことがあります。

まず、テープ起こしのために録音をするときは必ず高音質録音モードにしましょう。どんなに長い会議でも、長時間録音モードを使うとノイズが増え聞き取りにくくなります。また、途中で電源が落ちることが内容にＩＣレコーダの電源には注意を払い、高音質で長時間の録音に備えるよう対策をとりましょう。

また、録音の際には出来る限りマイクを利用することをおすすめします。音声録音の際には持ち運びに便利なICレコーダーが重宝されていますが、ICレコーダーは集音性が高いため周辺のノイズまで拾いやすくなっています。ノイズキャンセル機能がついたものなど高性能化はしてはいますが、ICレコーダーにマイクを接続して録音することをおすすめします。

【ポイント3】どのような表記をしてほしいのか、的確に指示する

精度の高いテープ起こしとは、文章が正確に起こされているものを指します。ただし、欲しい情報は依頼者によっても異なります。事前にどのような表記をしてほしいのかを指示しておきましょう。専門業者であれば比較的融通が利くため、発注側が指示すれば快く引き受けてくれることも多いはずです。

英数字表示の統一、表記ゆれ、タイムスタンプなどは指示しておきたいポイントです。英数字の表示は漢数字なのか算用数字なのか、また半角か全角かなどを指示しておきましょう。表記ゆれしそうな言葉も用語集などであらかじめ伝えておくとその通りにしてもらえます。

特に大切なのはタイムスタンプです。タイムスタンプは聞き取りできなかった場所に必ず入れてもらいましょう。業者側で自主的に行ってくれることもありますが、指示をしておいた方が確実です。タイムスタンプが無い場合、自分で修正するときに聞き取れなかった場所を探さなくてはなりません。短いものであればまだしも、1時間の会議の中から目的の部分を見つけるのは至難の業です。

他にも、専門的な用語などは用語集にまとめ伝えておくことが無難です。また、話者を記入する必要がある場合には音声の最初の言葉と名前を記載した話者メモを作っておきましょう。

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おわりに

精度の高いテープ起こしを期待するなら、業者選びと依頼側の準備が大切です。依頼する側の問題で、テープ起こしの精度が低い場合もありえます。準備はしっかりとしておきましょう。