新入社員の業務って議事録を作成すること？

大学卒業後、営業志望として入社した会社で一番最初に任された業務が会議の議事録を作成する業務でした。親会社のメンバー含め、２０～３０名ぐらいの規模の会議で、各々の担当顧客や在庫数、今後の見込み等を順番に発言したものを、私が議事録として書き起こして、全関係者へメールで一斉配信するという内容でした。

苦痛とストレスだった議事録作成

毎週金曜日朝８時の定例会から、議事録を一斉送信する翌週の会議までが非常に苦痛でストレスでした。形はどうあれ、議事録の作成、文書の作成って本当に大変な業務ですよね。

「俺はそんなこと言ってないんだけど」

「これって日本語としておかしくない？」

「っていうか議事録配信するの遅くない？」

作成に携わらない人や議事録を作成したことがない人は言いたい放題ですよね(笑)

業務のほとんどを議事録作成に費やす日々

翌週の金曜日の会議の前日までに関係者全員へ議事録を配信するという決まりでしたが、いったん遅れると、また更に翌週分も遅れて、また更に遅れて、というように悪いサイクルがどんどん続いていき、３週間遅れで議事録を送信することも良くありました。出したのに修正させられたことも良くありました。

当時は会社にICレコーダもなかったため、録音する方法もなく、自分のデジカメの録画機能を使って隠れて録音していました。当初はオートパワーオフ機能のことも知らなかったので、録画していると思っていたものが会議終了時にいつの間にか停止していた、ということもありました・・・そんな時は「音声を自動で文字化する機械があればな～」なんて良く考えたものです。

そんな状況だったので、志望していた営業活動はほとんどできず、業務の８割、９割ぐらいを議事録作成に費やしていました。深夜残業はもちろん、データを自宅に持ち帰って自宅で作業をすることもしばしばありました。最終出勤日も最後の最後まで貯まっていた議事録を送信するのに手こずっていた記憶があります。

議事録を作成するために入社したわけではないのに

振り返ると、あの議事録作成に費やしていた時間が本当にもったいなかったなと思います。世の中には他にどのような方法があるのか、他の人も残業してまで議事録を作成しているのか、などといったことを当時は調べることもしませんでした。言われたことを言われた通りに従来の方法でやっていただけで無駄に時間を費やしてしまう、そんな会社を選んでしまった自分の選択をとても後悔したものです。議事録を作成するために入社したわけではないのに、と。

でも、ある程度、社会人としての経験を積んでちょっとずつ考えが変わってきました。今になって思い返すときっと自分に与えられた役割は、議事録を作成するという業務ではなく、従来苦労していた議事録作成をいかにして改善し、空いた時間を他の業務に割り当てて、それを最終的に売上増につなげることを求められていたのではないかなと思えるようになりました。

新しい風を会社に送り込むために、、、

どんな会社、どんな職種でもきっと議事録を作成することは、大変だと思います。そして、議事録を作成した人しかその大変さは分からない、というのが非常に難しいところですよね。だから、とりあえず新入社員にやらせておけば、みたいな流れになるのでしょうね。

そういう会社は少なくないと思います。従来の悪しき習慣を排除して、会社のことが分からないことをあえて強みにして、率直な意見・感想をどんどん会社に言って、新しい風を会社に送り込む。そこまでできれば素晴らしいですよね。

当時に比べると今は、音声認識を活用した議事録作成ツールや、議事録作成代行、クラウドサービスなど様々なサービスがあります。もし、あの頃に戻れたら、声を大にして会社全体そういった効率化を図るシステムやサービス打診をしていたいと思います。