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要約議事録を制す者はビジネスを制す!~音声認識を活用して議事録を作成しよう~

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次の会議の場所へ移動しようと席を立った瞬間、
「〇〇さん!次の会議の議事録よろしくね。内容を要約した形で!」
と急な依頼を受ける。そんな経験はありませんか?

多くのビジネスパーソンが一度は任せられたことがあるであろう「要約議事録の作成」
特に新入社員や、新しくアサインしたメンバーに割り振られることの多い業務かと思います。
新しい環境の中、わからない言葉が多く飛び交う会議で内容を理解した上で要約まで行う……。苦戦してしまう方が多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「要約議事録作成のコツ」「音声認識を活用した効率の良い作成方法」をご紹介いたします。ぜひ最後までご覧ください

要約議事録とは

まず、なぜ要約議事録が必要なのか考えてみましょう。

議事録は会議の内容を記録し、後から振り返るためにあります。
会議の内容を記録することで、言った・言わないなどのトラブルを防ぐことが可能です。

また、会議に参加していない人に会議内容を共有するときにも役立ちます。
しかし、会議内容を要約せず、全文を書き記した議事録では読むだけで時間がかかってしまいます。

そこで「要約議事録」が必要になります。
重要な部分だけがまとまっているため、会議内容の効率的な振り返り・共有が可能です。
内容の振り返り・共有を効率化し、円滑な業務遂行をサポートすることこそ、要約議事録の最大の役割と言えるでしょう。

このように、要約議事録の作成はビジネスにおいてとても重要なタスクです。
まさに要約議事録を制す者はビジネスを制す!のではないでしょうか。

要約議事録を書く上で押さえるべきポイント

要約議事録が如何に重要かお分かりいただけたと思います。
ここでは「そんなこと言われても、どうやって要約議事録を作れば良いのか分からない!」という方向けに、抑えるべきポイントをご紹介します。
要約議事録作成を何度も経験した筆者は、下記の項目を抑えることが重要と考えます。

① いつ、何のために、誰が、どこで参加した会議なのかを明記する
② 会議のテーマは何かを考える
③ 情報をピンポイントにまとめる

まとめるとシンプルですが、ひとつひとつは意外と奥深いのです。
以下、ご紹介していきます

① いつ、何のために、誰が、どこで参加した会議なのかを明記する
議事録の形式は企業や会議によってさまざまですが、下記の内容は共通して議事録に記載する必要があります。
・タイトル:
・場所:
・出席者:
・作成者:
これらの項目を議事録の冒頭に記入することで、どの会議の議事録なのかが一目で分かります。

② 会議のテーマは何かを考える
「会議」とひと言で言ってもさまざまな形式があると思います。
・情報共有のための会議
・アイディア出しのための会議
・問題発見のための会議
・問題解決のための会議
・育成のための会議
重要なのは、「今行われている会議はどんなテーマの会議だろう?」と考えることです。
会議のテーマを正しく認識することで、要約議事録に記載すべき情報が見えてくるはずです。

③ 情報をピンポイントにまとめる
会議の形式が分かったら、どんな情報が要約議事録に必要か考えます。
その際、事前に議事録のフォーマットを用意しておけば、会議中も会議後もスムーズに議事録作成に着手することが可能です。
例えば【情報共有のための会議】の場合は、このようなフォーマットになると思います。
=======================
〇議題


〇質問事項


〇決定事項


〇次回までのTodo


=======================
ここまで用意できていれば、安心して議事録作成に望むことができますね。

★議事録作成に音声認識ツールを使ってみよう
議事録作成の下準備として、会議内容を正確かつ詳細に書き残すことは非常に重要です。
しかし自身も会議に参加しながら、一字一句漏らさずメモを取るのはなかなか至難の業です。
メモすることに夢中で、重要な発言を聞き逃してしまう……
会議内容を録音・録画すれば会議に集中できるが、
終了後に自力で文字起こしをするのは時間がかかる……

そんなとき、音声認識に頼ってみましょう!
音声認識で文字起こしをすることで、議事録作成をグッと効率化することができます。

ここからは、音声認識を活用した議事録作成支援システム
「AmiVoice ScribeAssist(アミボイススクライブアシスト)」を使った要約議事録の作成方法をご紹介します。

音声認識ソフトを使って要約議事録を作成してみよう

① 会議前に会議情報を入力する

「AmiVoice ScribeAssist」では、会議前に会議情報の記入が可能です。
項目を一つずつ埋めることで、議事録にも自動的に会議情報が記載されます。

② タグを登録する

「AmiVoice ScribeAssist」には【タグの登録機能】があります。


録音中に、重要な発言や課題解決に繋がる発言などに目印を付けることができる機能です。

会議中は、後で要約議事録に残したい部分のみにタグを登録していきます。
「議題」や「質問事項」など特定のタグには該当しないけれど、重要な発言として目印を付けたいときは重要チェックを入れることも可能です。

③ キーワード機能を活用する

自身も会議に参加しながらの操作になるので、タグの登録が漏れてしまう……という場面もあるでしょう。

そんなときは、【キーワード機能】が便利です。
会議で頻発する重要な用語を登録すると、自動的にハイライト表示されます。

キーワードを含む発言には、自動的に重要チェックが付くように設定できます。
うっかりタグの登録が漏れてしまった場合も安心です。

④ 重要な発言だけを抽出する
ここからは会議終了後の作業です。
まず音声認識結果の中から、タグ付けした発言だけに絞り込みます。

⑤ 発言内容を整える
相槌など、不要な部分を微修正します。

⑥ 要約議事録を出力
最後に議事録の出力ボタンを押して完成です。
出力するとこのような議事録ができます。
1時間の会議から、重要な部分だけをまとめた要約議事録の完成です。


※今回はWordですが、テキスト・Excel・CSVなどで出力することも可能です。
↓出力方法がもっと知りたい方はこちらの記事をご覧ください↓
意外な盲点?議事録作成ツールは出力機能の豊富さも大切!

おわりに

いかがでしたでしょうか。
要約議事録の作成は、どんな業種・職種の方でも携わる可能性のある業務だと思います。
ですがポイントさえ押さえれば、誰でも、効率的に作成することが可能です。
本記事をご覧になった皆様の要約議事録作成が、少しでも楽になれば幸いです。

★今回紹介した議事録作成支援ツール
スタンドアローン型議事録作成支援ツール
\14日間の無料トライアルをご案内中/
AmiVoice ScribeAssist

以上、お読みいただきありがとうございました。

 

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