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意外な盲点?議事録作成ツールは出力機能の豊富さも大切!

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決定事項の伝達や情報共有、ときには業務活動や取引における
確かな証拠としての価値を発揮する「記録」は、ビジネスシーンに欠かせない存在です。

経営会議のような重大な会議はもちろん、お客様との商談や社内のラフなミーティングなど、
何かしらの形で記録を残す企業が多いと思います。
日々の業務で議事録作成に携わるビジネスパーソンも多いでしょう。

そんな皆さんに質問です。
せっかく苦労して作った議事録や議事メモを、誰にも共有せずに自分のPC内に置きっぱなし……なんてことはありませんか?

せっかく苦労して作成した議事録も、適切な部署へ回覧し、データとして蓄積しなければ業務に活かすことはできません。
また議事録作成ツールを導入しても、業務に合った出力機能が備わっていなければ、
適切なファイル形式に手動でコピー&ペーストする必要が生じ、二度手間になってしまいます。

今回はそんな議事録の「共有・保管」に大きく関わる議事録作成ツールの出力機能について紹介します。

出力機能を使いこなすことで、議事録の共有・保管をスムーズに行うことができ、
業務に役立つデータとして議事録を活用できるようになります。

既に議事録作成ツールを使っている方も、これから導入を考えている方も、ぜひ見落としがちな「出力機能」に注目してみてください。

議事録作成ツールの「出力機能」はなぜ大切?

昨今、議事録作成を支援するツールは多く存在します。

その中でも「出力機能」は会議内容を共有するために重要な機能です。
出力機能の対応形式が不十分なツールでは、社内で議事録の拡張子が決まっている場合や、
社外に議事録を共有したい場合に、
データを別のファイル形式へ手動でコピー&ペーストするなどの手間が生じてしまいます。

議事録作成ツールから適切な形式へダイレクトに出力するためには、対応形式が豊富で汎用性の高いツールを選択することが重要です。

AmiVoice ScribeAssistの出力機能

ここでは当社の議事録作成支援ツール「AmiVoice ScribeAssist」の出力機能についてご紹介します。

AmiVoice ScribeAssistの出力形式は全部で5種類です。

  • テキスト(書式なし)
  • Word文書
  • Excelブック
  • CSV(カンマ区切り)
  • Microsoft Teamsに投稿

あらゆる業務で活用できるよう、豊富な出力機能を搭載しています。

出力機能の使い方

〇出力方法を選択

「表形式での出力」を選ぶこともできます。

〇書式の設定

出力する際の文字の書体や大きさ、太さの設定もAmiVoice ScribeAssist上で可能です。

〇出力する情報の選択

出力する情報項目の選択も可能。簡単に議事録の内容をカスタマイズできます。

AmiVoice ScribeAssistを使ってこんな議事録が作れます。

【AmiVoice ScribeAssistの画面】

・「句点ごとに改行する」設定をしたもの

・同一発話者の発言内容をまとめて表示する設定をしたもの

・表形式で出力したもの

・Excelブックで出力したもの

同じAmiVoice ScribeAssistで作成した議事録でも、上記のようにさまざまな形式の議事録を出力できます。

また、任意の発言だけを絞り込んで出力することも可能です

チェックを付けた発言だけを議事録として出力することで、
文書き起こした議事録ではなく、重要な部分だけを抜き出した、簡易的な要約議事録を作成することもできます。

データの共有・保管について

議事録は作成するだけで終わりではなく、前述の通り共有・保管まで行って初めて真価を発揮します。
AmiVoice ScribeAssistでは、議事録をMicroSoft Teamsに直接投稿することができ、
簡単に社内メンバーへ会議内容を共有することが可能です。

もちろん議事録作成者と共有先の双方がAmiVoice ScribeAssistのアカウントを所持していれば、データのエクスポート、インポートによる共有が可能です。

文字起こしデータだけでなく、音声データも簡単に出力できます。
スタンドアローン型なのでデータの出力から保管まで、全ての作業がPC内で完結します。

当社のお客様の中には、機密情報を扱う会議で利用しているため、録音したデータは全て会社で決められたフォルダで管理、AmiVoice ScribeAssist上のデータは出力後、すぐに削除する、という運用の企業もいらっしゃいます。
セキュアな環境で安心して簡単にデータ管理ができる点も、議事録作成においては重要なポイントになります。

まとめ

議事録は作成することがゴールではありません。
作って、共有して、管理、活用されるまでが重要です。

議事録作成ツールの導入を検討する際は、自社の運用に合った出力機能が搭載されているかという点にもぜひ注目してみてください。

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