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これさえおさえればバッチリ!? ウェビナー成功のコツ!

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新型コロナウイルスの影響もあり、ウェビナーが注目されています。低コストで開催できるためメリットが多い反面、どうすればうまくできるのかわからない……といった悩みを持つ企業もいるのではないでしょうか。今回は当社の経験をもとに、ウェビナー実施のコツについてまとめました!

■主催者・視聴者の双方にとって、メリットの多いウェビナー

ウェビナーは、ウェブとセミナーを組み合わせた造語。ウェブセミナー、オンラインセミナーとも呼ばれており、インターネット上で行われるセミナー全般を意味します。以前から行われていましたが、新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業が取り組むようになりました。

ウェビナーのメリットは様々。主催者にとっては会場を用意する必要がなく、低コストで実施できるのがポイント。視聴者にとっては移動する手間がなく、インターネット環境さえあれば場所を問わず視聴できるため、気軽に参加することができます。

そのため多くの企業が「ウェビナーを開催したい!」と考えているようですが、どうしたらうまくできるのか、試行錯誤している企業も少なくありません。

そこで今回は、ウェビナーを実施するにあたってのコツをまとめてみました。

■タイムスケジュールから、機器の準備まで。意外と多い確認すべき点

ウェビナー開催に必要なツールと準備については、すでに多くの情報があるため、こちらでは当社の経験も交えた「実施にあたってのコツ」をお話したいと思います。

まず、当日のタイムスケジュールに関して。こちらは時間が少々おすことも想定して、余裕を持ったスケジュールを立てるようにしましょう。特に予定時間をオーバーしがちなのが質疑応答の場面。何問まで答えるか、どのような質問を優先的に取り上げるかを事前に決めておきましょう。加えて質問がなかった場合の対応(「よくある質問」として質問と答えを紹介する等)も、事前に決めておくのが良いと思われます。

次に大切なのが使用する機器について。特にマイクは重要なポイントです。配信と同じ環境を用意して、音質は悪くないか、雑音が聞こえないかなどを事前にチェックしておきましょう。スピーカーが複数人いる場合、音量に差がないか調整したり、エコーがかかってしまうことを想定して互いに距離をとったり、といった工夫も必要です。

また意外と見過ごしがちなのが、パソコンのモニターについて。関係のない画面が表示されないように、事前にブラウザやデスクトップのアイコンを整理しておきましょう。

最後に、アンケートの用意を忘れずに。開催中に寄せられたコメントも含め、きちんとデータを保管できるようにしておきましょう。

■やって終わり、ではもったいない! 次回に向けて、しっかりと振り返りを

ウェビナーは実施して終わり……ではありません。議事録をとり、次回に向けてしっかりと振り返りを行うことが大切です。

議事録を、コストと手間をかけずとるには、当社製品「AmiVoice ScribeAssist」を使用するのがオススメ。こちらはリアルタイムで音声を録音・認識し、文字起こしを自動で行ってくれるツールです。認識に間違いがあっても、その場ですぐ修正ができるところが特徴!また、AIが話者を自動で認識し記録をとるため、複数人が登壇するウェビナーにもピッタリです。

ウェビナー終了後、音声と議事録を照らし合わせて振り返りを行えば、話の間は適切であったか、わかりやすい伝え方ができたか、質疑応答で適切な返答はできたか等、より具体的に改善点を抽出することができます。

そしてデータを資産として残しておけば、別のメンバーがウェビナーを行う際にスムーズに引き継げる点もポイント。会議内容を要約した議事録が欲しい場合に、必要な点のみ絞り込んでWordなどのファイルに出力も可能です。

せっかくのウェビナーも、やって終わりではもったいない。開催後の振り返りについても、ぜひ検討いただけたらと思います。

■まとめ

ウェビナーのコツ、また振り返りについてご紹介してきましたが、いかがでしたか。

ウェビナーは多くの企業が取り組んでいますが、まだその歴史は浅いため、改善の余地はたくさんありそうです。工夫を重ねるとともに、振り返りを行ったり、データを資産として引き継いだりすることで、より成果の出るウェビナーを開催されることを願っています。

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